Szanowni Państwo,
W związku z nowymi regulacjami o ochronie osób fizycznych dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, chcielibyśmy spełnić nasz obowiązek informacyjny o tym, jak przetwarzamy Państwa dane. Poniżej wyjaśniamy najważniejsze kwestie. W razie jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu.
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych:
Państwa dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”, tj. w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią.
Skąd mamy Państwa dane?
Państwa dane pozyskaliśmy:
- bezpośrednio od Państwa,
- od podmiotu, który zawarł z Real Management SA umowę o świadczenie usług na Państwa rzecz,
- od partnera / podmiotu trzeciego współpracującego z Real Management SA, który udostępnił Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody.
Kto jest administratorem Państwa danych?
Real Management SA z siedzibą w Warszawie, pod adresem ul. Franciszka Klimczaka 1, 02-797 Warszawa, NIP: 951-204-02-20, numer REGON: 017506255, numer KRS: 0000350480 tel.: +48 22 395 61 00, e-mail: office@realmanagement.pl
Kto jest Inspektorem ds. Ochrony Danych w Real Management SA?
W chwili obecnej instytucja Inspektora jest na etapie formowania. Do czasu realizacji i powiadomienia o tym fakcie, wszelkie zapytania dotyczące przetwarzanych danych osobowych proszę kierować na głównym, powyżej wskazany adres.
Jakie dane przetwarzamy?
Real Management SA przetwarza następujące kategorie danych:
- dane kontaktowe;
- dane wymagane do identyfikacji na potrzeby zawarcia umowy, wykonania usługi i wystawienia faktury;
- dane identyfikacyjne niezbędne do korespondencji on-line;
- dane pracowników niezbędne do przetwarzania z punktu widzenia odrębnych przepisów;
- dane potrzebne do dobrania dla Państwa odpowiedniej oferty marketingowej i usług Real Management SA (jeśli wyrazali Państwo wcześniej, na takie działanie, stosowną zgodę).
Do czego będziemy używać Państwa danych?
Państwa dane będziemy przetwarzać w jednym lub więcej spośród następujących celów:
- w celu realizacji działań wykonywanych na Państwa żądanie przed zawarciem umowy;
- w celu zawarcia i wykonania umowy z Real Management SA;
- w celu wykonania umowy zawartej z Real Management SA na Państwa rzecz jako osoby trzeciej (art. 393 Kodeksu cywilnego), gdy stroną umowy jest inny podmiot;
- w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego Real Management SA, np. wystawienia faktury lub rachunku, realizacji zatrudnienia;
- w celach marketingowych produktów i usług Real Management SA (jeśli wyrazali Państwo wcześniej, na takie działanie, stosowną zgodę).
Czy mają Państwo obowiązek podać dane?
W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celu wykonania umowy z Real Management SA, podanie przez Państwa danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. W przypadku niepodania danych osobowych umowa nie będzie zawarta. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z ustawy o podatku od towarów i usług.
W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy.
Na jakiej podstawie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest, w zależności od wykonywanych czynności:
- zawarcie i wykonanie umowy z Real Management SA,
- wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Real Management SA (np. wystawienie faktury, realizacja zatrudnienia),
- prawnie uzasadniony interes Real Management SA (marketing bezpośredni swoich produktów i usług lub wykonanie umowy zawartej z Real Management SA na Państwa rzecz jako osoby trzeciej, gdy stroną umowy jest inny podmiot),
- wyrażona przez Państwa zgoda.
Kiedy i komu możemy przekazać dane, a komu na pewno ich nie przekażemy?
Jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę, udostępnimy Państwa dane osobowe przedsiębiorcom, z którymi Real Management SA współpracuje, by mogli oni je wykorzystywać w celach marketingowych. Państwa dane możemy ujawnić odbiorcom, w postaci firm z nami współpracujących i wykonujących zadania na nasze zlecenie i naszą rzecz. W takim przypadku zawarta jest z tymi podmiotami umowa zapewniająca bezpieczeństwo Państwa danych. Jeśli chcą Państwo wiedzieć z kim współpracujemy aktualnie, zawsze można o to zapytać.
Co mogą Państwo robić z przekazanymi nam danymi osobowymi?
Mają Państwo prawo do żądania od Real Management SA dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także możemy je, na Państwa żądanie, przenieść do innego administratora danych. Odnośnie do przetwarzania Państwa danych w celu marketingu własnych produktów lub usług Real Management SA mogą Państwo wnieść sprzeciw.
Jak cofnąć zgodę?
Można wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej. W każdej chwili mogą Państwo cofnąć każdą zgodę udzieloną Real Management SA w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Wystarczy wysłać e-mail, zadzwonić lub przesłać wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane powyżej dane kontaktowe. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób, jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Państwa danych przez Real Management SA jest legalne.
Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?
Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy łączącej Państwa z Real Management SA lub umowy zawartej przez inny podmiot na Państwa rzecz, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Real Management SA i jakie mogą być podnoszone wobec Real Management SA. Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku. Dane przetwarzane na podstawie zgody będziemy przetwarzać do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.
Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z Real Management SA na Państwa rzecz, dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę tego przetwarzania. Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest marketing bezpośredni swoich produktów i usług, Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu.
Gdzie mogą Państwo wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych przez Real Management SA?
Obecnie takie skargi kierować można do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Chcielibyśmy jednak zaznaczyć, że wkrótce właściwym organem nadzorczym w tej kwestii będzie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jak nie będziemy przetwarzać danych osobowych?
Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.
Real Management SA jako Administrator Państwa danych osobowych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym, czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem, czy dostępem zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
W tym konkretnym celu Real Management SA zaangażowało do współpracy specjalistów w zakresie RODO oraz ISO 27001:2015 oraz dokona pełnego dostosowania do ww. zestawów norm w zakresie przetwarzania danych osobowych.